Заведующий архивом

[Наименование организации]
Должностная инструкция
г. Москва "01" июля 2007 г. Рег. N ____
Утверждаю
[Наименование должности] [Наименование организации]
______________/___[Ф.И.О.]___/
Заведующий архивом
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность заведующего архивом [Наименование организации в родительном падеже]
(далее - Общество).
1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в
установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя
Общества.
1.3. Заведующий архивом относится к категории служащих и подчиняется непосредственно
[наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.
1.4. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее
профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.5. Заведующий архивом должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы
вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
- Единую государственную систему делопроизводства;
95
- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их
классификации;
- структуру организации;
- основы организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной
санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя.
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на
[наименование должности заместителя].
2. Функциональные обязанности
Заведующий архивом обязан осуществлять следующие трудовые функции:
2.1. Исполняет работу по организации и ведению архивного дела в организации.
2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию,
систематизацию, хранение и использование документов.
2.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и
использование архивных документов.
2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
2.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования,
подготовки и сдачи дел в архив.
2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных
делопроизводством.
2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов,
формированию документов в дела постоянного и временного хранения;
2.8. Осуществляет работу по составлению описей дел для передачи документов в
государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых
истекли.
2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их
восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения
сохранности документов.
2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче
архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;
2.11. Составляет установленную отчетность.
2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению
делопроизводства и организации архивного дела.
В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению
своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального
законодательства о труде.
3. Права
Заведующий архивом имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам
деятельности заведующего архивом, подчиненных ему служб и подразделений.
3.2. От имени организации осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и
сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-
хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.
3.3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими
организациями, учреждениями.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную (а в
отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:
96
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний
непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных
ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также
использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности,
противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его
работникам.
4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы заведующего архивом осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного
осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года
на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы заведующего архивом является качество, полнота
и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с правилами
внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ "__" _______ 20__ г.
(подпись)