Заведующий канцелярией

[Наименование организации]
Должностная инструкция
г. Москва "01" июля 2007 г. Рег. N ____
Утверждаю
[Наименование должности] [Наименование организации]
______________/___[Ф.И.О.]___/
Заведующий канцелярией
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и
ответственность заведующего канцелярией [Наименование организации в родительном падеже]
(далее - Общество).
1.2. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в
установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя
Общества.
1.3. Заведующий канцелярией относится к категории служащих и подчиняется
непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном
падеже] Общества.
1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее
профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное
профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.5. Заведующий канцелярией должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы
вышестоящих и других органов, касающиеся работы с документацией;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их
классификации;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- организационную структуру Общества;
- организацию делопроизводства;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения,
установленной отчетности;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
- основы организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной
санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
99
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности
возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Функциональные обязанности
Заведующий канцелярией обязан осуществлять следующие трудовые функции:
2.1. Организует работу канцелярии.
2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой
корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным
оформлением.
2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие
структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и
распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в
учреждении, организации и организует их внедрение.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми
инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой,
техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в
подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей
дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их
техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников,
прибывающих в командировку.
2.10. Руководит работниками канцелярии.
2.11. В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к
выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями
федерального законодательства о труде.
3. Права
Заведующий канцелярией имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам
деятельности заведующего канцелярией, подчиненных ему служб и подразделений.
3.2. От имени организации осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и
сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-
хозяйственной деятельности, входящей в его компетенцию.
3.3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими
организациями, учреждениями.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную (а
в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний
непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных
ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также
использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности,
противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его
работникам.
4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы заведующего канцелярией осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного
осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года
на основании документированных итогов работы за оценочный период.
100
4.3. Основным критерием оценки работы заведующего канцелярией является качество,
полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы заведующего канцелярией определяется в соответствии с правилами
внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ "__" _______ 20__ г.
(подпись)